Introduction
La société COP SAS est une société par actions simplifiée qui conçoit, synthétise et formule une gamme de matériaux destinée aux activités de transformation des polymères pour l’appareillage orthopédique externe. Par son activité, elle interagit quotidiennement avec des personnes physiques au travers de ces différents outils de communication et traite des données personnelles pour prendre en charge les demandes entrantes, assurer le suivi de la relation commerciale et, le cas échéant, procéder à la vente de produits et à la contractualisation. Elle promeut son offre de produits et ses services et collecte les demandes entrantes via son site internet en ligne : www.cop-chimie.com.
À travers cette Politique de confidentialité, la société COP SAS s’engage à assurer que vos données personnelles soient protégées et jamais utilisées à mauvais escient.
1. Objectif de la politique
Cette présente Politique de confidentialité a pour objectif de vous informer sur les procédures mises en place par la société afin de protéger vos données personnelles lors de l’utilisation de son site internet, de ses logiciels et de ses outils de communication. Elle explique et décrit nos méthodes de collecte de données, les types de données collectées ainsi que les différents traitements réalisés. Cette Politique de confidentialité a pour objectifs :
- D’expliquer en détails quelles données personnelles et quels types d’informations sont recueillies et utilisées, dans quel but et qui sont les destinataires,
- De détailler la façon dont nous utilisons vos données personnelles pour vous offrir une expérience optimale lors de votre utilisation des différents services,
- De vous informer sur les droits dont vous disposez concernant vos données personnelles, d’indiquer vos choix possibles relatifs à l’utilisation de vos données personnelles et de vous expliquer comment nous protégeons votre vie privée.
2. Champ d'application
Cette politique s’applique à l’ensemble des unités et activités de la société COP SAS. Cette dernière prend la responsabilité des informations personnelles qu’elle collecte à votre sujet, et souhaite être transparente dans la façon dont elle traite vos données tout en vous permettant de les contrôler. Dès lors, la société COP SAS s’engage à respecter la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par le Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (RGPD : Règlement Général pour la Protection des Données) entré en vigueur le 25 mai 2018.
Les engagements, décrits dans la présente Politique de confidentialité, répondent aux valeurs et aux principes de comportement individuel de la société. En partageant vos données personnelles et en continuant à utiliser l’un des domaines susnommés (www.cop-chimie.com), vous confirmez avoir lu et pris connaissance des différentes conditions inscrites dans notre Politique de confidentialité.
3. Définitions
Dans un souci de transparence avec nos utilisateurs, nous vous avons apporté des précisions sur les différents termes utilisés dans cette Politique de confidentialité :
COP SAS : la société SAS COP, gérante et éditrice du Site Internet. Toute référence à « nous », « notre » ou « nos » signifie la société.
Site Internet : le site internet de COP SAS ayant pour adresse www.cop-chimie.com.
ERP : (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré), logiciel de planification des ressources entreprise permettant de piloter l’ensemble de processus liés à notre activité.
Utilisateur(s) : toute personne physique capable au sens des articles 1123 et suivants du Code civil, ou personne morale, qui visite le Site Internet susnommé ou qui utilise un des services proposés par le Site Internet.
Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement.
Informations personnelles : ensemble des données à caractère personnel de l’utilisateur susceptibles d’être détenues par la société COP SAS afin de pouvoir remplir le contrat (exemple : nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, données bancaires).
Ces informations sont collectées par l’intermédiaire de formulaires présents sur le site internet et des échanges sur notre boîte de messagerie et enregistrées en base de données dans notre ERP.
Les bases de données sont hébergées sur un serveur interne au sein de l’entreprise.
Données utilisateur : ensemble des données à caractère non-personnel de l’utilisateur susceptibles d’être détenues par la société à des fins d’analyses et de statistiques afin de pouvoir assurer le bon fonctionnement des sites internet (exemple : adresse de protocole internet, moteur de recherche utilisé, système d’exploitation, navigateur utilisé, date et heure de votre accès).
Ces informations sont collectées essentiellement grâce à nos cookies.
Cookies : un « cookie » est un petit fichier texte, généralement de petite taille et identifié par un nom, qui peut être déposé sur votre disque dur et conserver en vue d’une connexion ultérieure.
Contenu : ensemble des éléments constituants l’information présente sur les sites internet.
Traitement de données personnelles : toute opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement organisation, conservation adaptation, modification, extraction consultation, utilisation, …).
Base de données : ensemble de données brutes ou d’informations stockées, organisées et structurées qui représente un système d’informations pouvant être consulté par des utilisateurs ou des programmes.
Consentement : le consentement est défini comme « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.
4. Qui est le responsable du traitement de mes données personnelles ?
La société COP SAS est le responsable de traitement au sens du Règlement Général sur les données personnelles (RGPD). Pour toutes questions relatives à vos données personnelles, notre Délégué à la Protection des Données (DPO) peut être contacté par courriel à l’adresse : contact@cop-chimie.com ou par voie postale à l’adresse 230B Route des Bouveries, 26190 Saint-Nazaire-en-Royans, France.
5. Pourquoi recueillons-nous vos données personnelles ?
Les traitements mis en œuvre par la société COP SAS répondent à des finalités explicites, légitimes et déterminées. Vous trouverez ci-dessous les différentes motivations concernant l’utilisation de vos données personnelles.
Gestion de la relation commerciale : à la suite de votre consentement et de validation de l’envoi de votre demande sur le formulaire de notre site internet, les informations collectées nous servent à traiter les demandes entrantes.
Gestion de la relation client : à la suite de votre consentement et le cas échéant, les informations détenues dans le cadre de la relation client peuvent nous servir à réaliser des enquêtes de satisfaction, des études, sondages …
Utilisation du compte client : nous avons besoin de vos informations de contact pour la création de votre compte client sur notre ERP
Traitement de vos commandes : nous avons besoin de vos informations personnelles afin de pouvoir traiter et gérer les différentes commandes et tout ce qui s’ensuit (livraison, facturation,…).
Paiement de vos commandes : les coordonnées bancaires que vous nous transmettez sont collectées et conservées uniquement par nos prestataires de services de paiements et le cas échéant dans notre ERP pour les LCR (lettre de change relevé).
Livraison de vos commandes : afin de pouvoir expédier vos commandes, vos données personnelles concernant la livraison sont enregistrées et transmises à nos prestataires de service de livraison.
Service après-vente : le suivi de notre relation client et la gestion des réclamations nécessite la collecte de vos informations personnelles.
Statistiques et performances de notre site : à la suite de votre consentement sur notre outil de gestion des cookies Axeptio et selon vos préférences, des données peuvent être collectées lors de votre navigation sur le Site Internet. Ces cookies ne comportent pas d’informations personnelles et ne peuvent pas être utilisés pour identifier une personne. Seules vos données utilisateur sont enregistrées. Ces données sont utilisées à des fins de statistiques pour analyser l’activité de nos sites internet et améliorer nos services.
Personnalisation des communications : nous pouvons utiliser vos données personnelles afin de personnaliser les différents messages que vous nous adressons.
Prospection commerciale par courriel : à la suite de votre consentement et en fonction de vos choix, vos données personnelles de contact peuvent être transmises à nos prestataires de services d’envoi de courriels afin que nous puissions vous adresser des offres commerciales.
6. Comment vos données personnelles sont collectées ?
La collecte de vos données est réalisée lorsque vous visitez le Site Internet ou que vous effectuez des actions en nous fournissant vos informations personnelles. Vos informations personnelles nous sont transmises lorsque vous :
- Envoyez une demande sur les formulaires de notre site internet
- Contactez notre service client ou commercial,
- Créez un compte client,
- Mettez à jour votre compte client,
- Mettez à jour vos préférences,
- Commandez des produits.
Vos données utilisateur nous sont transmises lorsque vous :
- Naviguez et consultez des produits sur notre site internet.
7. Quelles données recueillons-nous ?
La consultation de notre Site Internet est libre et ne nécessite pas de connexion à un compte. Celle-ci peut s’effectuer sans que vous ne nous communiquiez de données nominatives vous concernant. La société COP SAS s’engage à traiter uniquement les données personnelles qui sont strictement nécessaires à l’égard des finalités détaillées plus haut.
8. Quels types d’informations collectons- nous ?
a.Informations que vous nous communiquez :
Nous collectons et enregistrons vos informations personnelles lorsque vous nous contactez, interagissez sur notre Site Internet ou par d’autres biais (voir le chapitre 6). Ces données comprennent votre nom, prénom, adresse, société, adresse électronique, numéro de téléphone et message. Le cas échéant, lors de la réalisation d’une commande, les données suivantes vous seront demandées : le nom de l’entreprise, nom d’un contact et adresse électronique, adresse de facturation, et adresse de livraison.
Ces informations sont nécessaires à la bonne exécution du contrat. Elles nous permettent de traiter les commandes, les paiements ainsi que les livraisons. Ces informations étant nécessaires au bon fonctionnement de nos services, votre choix de ne pas nous les communiquer peut en limiter leur usage.
b.Informations collectées automatiquement :
Toutes les fois où vous accédez à notre Site Internet, nous collectons et conservons des informations à chaque chargement de page. Ce sont vos données utilisateur, elles ne sont pas associées à une personne identifiable et sont collectées essentiellement grâce à nos cookies et technologies similaires. Elles incluent des informations sur les sources utilisées pour arriver sur les sites, la date et l’heure de connexion, le protocole de transfert de données, les formats de connexion, les zones géographiques, les systèmes d’exploitation, les modèles d’appareils ainsi que les interactions sur les sites. Nous utilisons ces informations afin de pouvoir nous assurer du bon fonctionnement de notre site internet.
9. Politique de gestion des cookies
a.Introduction :
La présente politique de gestion des cookies explique comment notre site web utilise les cookies et les technologies similaires pour collecter des informations, assurer le bon fonctionnement de notre site internet et améliorer votre expérience en ligne.
b.Qu’est qu’un cookie ? :
Un « cookie » est un petit fichier texte, généralement de petite taille et identifié par un nom, qui peut être déposé sur votre disque dur et conservé en vue d’une connexion ultérieure. Ces cookies peuvent servir pour différents usages, par exemple, mémoriser votre identifiant, sauvegarder le contenu de votre liste de souhaits, tracer votre navigation pour des finalités statistiques ou publicitaires. Pour partie d’entre eux, ces fichiers sont nécessaires pour assurer l’accessibilité et la navigation sur le site.
Tous les cookies installés et mis en place sur le site n’enregistrent aucune information personnelle et ne permettent pas de vous identifier. Ils nous permettent uniquement d’identifier votre navigateur en lui associant un nombre aléatoire unique.
c. Quels sont les émetteurs des cookies ? :
La société : les cookies déposés par la société sur votre navigateur pour l’utilisation, l’optimisation et la personnalisation de nos services.
Les sociétés tierces : les cookies déposés par des sociétés tierces permettent un suivi de l’utilisateur pour des finalités statistiques et, le cas échéant, pour des finalités publicitaires en dehors de notre site internet. Ils sont utilisés par les régies et plateformes publicitaires partenaires.
d. Quels sont les différents types de cookies ? :
Essentiels : certains cookies sont indispensables à l’utilisation des fonctionnalités de notre site internet. Ces cookies sont lus et transmis au serveur du Site Internet. Ils sont donc automatiquement activés lorsque vous utilisez notre site internet. Ils vous permettent d’utiliser les fonctionnalités de base de notre Site Internet.
Il s’agit de cookies déposés par la société.
Fonctionnels : ces cookies nous permettent d’enregistrer vos préférences et vos interactions afin de vous proposer des fonctionnalités avancées comme la conservation de votre liste de souhait
Il s’agit de cookies déposés par la société.
Préférences : ces cookies nous aident à sauvegarder vos paramètres et vos préférences de navigation sur le Site Internet.
Il s’agit de cookies déposés par la société.
Analytiques : ces cookies permettent de collecter des informations et d’établir des statistiques sur la fréquentation et l’utilisation de notre Site Internet (nombre de visiteurs sur le site, le nombre d’utilisateurs, les pages du site qui ont été visitées, la source de la visite…). Ces données nous aident à améliorer l’expérience des utilisateurs.
Il s’agit de cookies déposés par des sociétés tierces.
e. Quels sont les cookies utilisés sur les sites ?
Notre Site Internet utilise plusieurs cookies déposés par des sociétés tierces. Vous trouverez ci-dessous la liste des cookies utilisés. Cette liste peut être modifiée et mise à jour à tout moment.
Catégorie: Essentiels (6)
Domaine | Nom du cookie | Description de la finalité des cookies | Source | Données envoyées à: | Durée de vie |
---|---|---|---|---|---|
www.cop-chimie.com | axeptio_all_vendors axeptio_authorized_vendors axeptio_cookies |
Stocke l’autorisation d’utilisation de cookies pour le domaine actuel par l’utilisateur par Axeptio pour gérer votre consentement en matière de cookies | h ttps://static.axept.io/sdk.js | États-Unis | 13 mois à compter de votre acceptation sur le site |
www.cop-chimie.com | PHPSESSID | Conserve la configuration des paramètres des utilisateurs à travers les demandes de page | cop-chimie.com | Suisse | Persistent |
www.cop-chimie.com | wc_cart_hash_# wc_fragments_# | Utilisé par notre site pour gérer l’option de liste de souhaits dans l’en-tête | cop-chimie.com | Suisse | Session |
Catégorie: Préférences (1)
Domaine | Nom du cookie | Description de la finalité des cookies | Source | Données envoyées à: | Durée de vie |
---|---|---|---|---|---|
www.cop-chimie.com | wp-wpml_current_language | Désigne le code de pays calculé selon l’adresse IP de l’utilisateur. Utilisé pour déterminer qu’elle langue doit être utilisée pour des utilisateurs. | cop-chimie.com | Suisse | Session |
Catégorie: Analytiques (4)
Domaine | Nom du cookie | Description de la finalité des cookies | Source | Données envoyées à: | Durée de vie |
---|---|---|---|---|---|
www.cop-chimie.com | _ga | Enregistre un identifiant unique utilisé pour générer des données statistiques sur la façon dont le visiteur utilise le site. | cop-chimie.com | États-Unis | 13 mois à compter de votre acceptation sur le site |
www.cop-chimie.com | _ga_# | Utilisé par Google Analytics ou recueillir des données sur le nombre de fois qu’un utilisateur a visité le site web ainsi que les dates de la première et de la plus récente visite. | cop-chimie.com | États-Unis | 13 mois à compter de votre acceptation sur le site |
www.cop-chimie.com | _gat | Utilisé par Google Analytics pour diminuer radicalement le tau x de requêtes | cop-chimie.com | États-Unis | 13 mois à compter de votre acceptation sur le site |
www.cop-chimie.com | _gid | Enregistre un identifiant unique utilisé pour générer des données statistiques sur la façon dont le visiteur utilise le site. | cop-chimie.com | États-Unis | 13 mois à compter de votre acceptation sur le site |
f. Comment puis-je contrôler les préférences des cookies ?
En naviguant sur notre Site Internet, l’utilisateur a le choix d’accepter ou de refuser toute ou partie des cookies présents sur le site. Cette action peut s’effectuer par plusieurs moyens :
Le paramétrage du panneau de gestion des cookies Axeptio :
Si vous ne souhaitez pas que tout ou partie des cookies soient déposés sur votre navigateur, vous pouvez autoriser ou interdire les différents cookies en cliquant sur le bouton « Gestion des cookies ». Ensuite, vous pouvez sélectionner les cookies à autoriser ou à refuser en cliquant simplement sur les boutons correspondants.
Le paramétrage de votre navigateur :
Sur le navigateur Google Chrome :
- Sur votre ordinateur, ouvrez Chrome.
- Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur l’icône du menu Outils, puis Paramètres.
- En bas, cliquez sur Paramètres avancés.
- Dans la section « Confidentialité et sécurité », cliquez sur « Paramètres de site » puis « Cookies et données de site ».
- Activez ou désactivez Autoriser les sites à enregistrer/lire les données des cookies.
Lien : https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fr&hlrm=en
Sur le navigateur Internet Explorer :
- Sur votre ordinateur, ouvrez Internet Explorer.
- Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur l’icône du menu Outils, puis « Options Internet ».
- Sélectionnez l’onglet « Confidentialité » et, sous « Paramètres », sélectionnez « Avancé ». Choisissez si vous souhaitez autoriser, bloquer ou être invité à déterminer la configuration voulue pour les cookies internes et les cookies tiers.
Lien : https://support.microsoft.com/fr-fr/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
Sur le navigateur Firefox :
- Sur votre ordinateur, ouvrez Firefox.
- Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur l’icône du menu Outils, puis « Protections de la vie privée », ensuite cliquez sur le bouton des paramètres.
Lien : https://support.mozilla.org/fr/kb/cookies-informations-sites-enregistrent?redirectlocale=fr&redirectslug=G%C3%A9rer+les+cookies
Sur le navigateur Opéra :
- Sur votre ordinateur, ouvrez Opéra.
- Aller à « Paramètres ».
- Cliquez sur « Avancé » dans la barre latérale de gauche, puis sur « Confidentialité et sécurité ».
- Sous « Confidentialité et sécurité », cliquez sur « Paramètres du site ».
- Cliquez sur « Cookies ».
- En haut de l’écran, activez ou désactivez l’option Autoriser les sites à enregistrer et à lire les données des cookies (recommandé).
Lien : https://help.opera.com/en/latest/web-preferences/
Sur le navigateur Safari :
- Sur votre ordinateur, ouvrez Safari.
- Choisissez le menu « Édition » > « Préférences ».
- Cliquez sur « Confidentialité ».
- Choisissez l’opération à effectuer.
Lien : https://support.apple.com/fr-fr/guide/safari/sfri11471/mac
La désactivation des cookies sur vos navigateurs est susceptible de modifier votre navigation sur Internet et vos conditions d’accès à certains services nécessitant l’utilisation de Cookies.
Pour plus d’information sur les cookies, vous pouvez vous rendre sur le site de la CNIL, à cette adresse : https://www.cnil.fr/vos-droits/vos-traces/les-cookies/
10. Quelles sont les communications que vous êtes susceptibles de recevoir ?
a. Courriels liés aux services :
Dans le cadre du suivi de relation commerciale, des courriels vous sont envoyés pour vous permettre de suivre sa bonne exécution de votre demande et de votre contrat (confirmation de commande, information sur la livraison de votre marchandise…). Ces messages vous sont envoyés manuellement par notre service commercial et, le cas échéant, automatiquement par nos prestataires de services (livraisons). Ces derniers ne peuvent être refusés.
b. Courriels liés aux informations
Lors des différents échanges commerciaux, nous vous enverrons des courriels sur l’actualité de nos produits et services ainsi que sur les évolutions tarifaires. Ces courriels vous permettent d’être informés des dernières actualités et les changements de notre entreprise. Nous mesurons les taux d’ouvertures, les taux de clics, les taux de désinscription afin de nous assurer de la bonne communication de nos informations.
C. Courriels liés à la relation commerciale
Lors de la création de votre compte et lors de vos différents échanges commerciaux, nous vous demanderons quelles sont vos préférences en termes de communication. Si vous avez accepté de recevoir des messages promotionnels alors des offres commerciales pourront vous être transmises. Ces courriels vous permettent d’être informés des dernières actualités de nos produits et services sur notre site internet. Nous mesurons les taux d’ouvertures, les taux de clics, les taux de désinscription. Ces courriels sont destinés à de la prospection commerciale.
Si vous le souhaitez et avec votre consentement, vous pouvez vous inscrire à cette newsletter pour recevoir les derniers actualités et/ou nos offres par courriel. Votre inscription est enregistrée lorsque vous entrer votre courriel, valider la case à cocher correspondant et que vous cliquez sur « s’enregistrer » ou « s’inscrire ». Vous pouvez à tout moment vous désabonner de nos communications avec le lien de désinscription présent en pied de page de chaque courriel.
11. Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?
a. Est-ce que vos données personnelles sont transférées hors de l’union européenne et de l’espace économique européen ?
Le Site Internet appartenant à la société résidente en France ne transfère pas de données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne. Néanmoins vos données utilisateur (non personnelles) peuvent être transmises à des sociétés situées hors de l’Union Européenne et de l’espace économique européen, notamment dans le cadre de l’exploitation des données issues des cookies.
b. Transmission de données à des sous-traitants
Vos données personnelles peuvent être transmises à d’autres sociétés (sous-traitants) dans le cadre de nos activités quotidiennes et répondant aux finalités mentionnées auparavant. Par exemple, pour le traitement et la gestion des commandes, leurs paiements, leurs livraisons ainsi que pour des opérations marketing.
c. Communication aux autorités sur la base des obligations légales
Nous partageons vos données personnelles lorsque nous estimons de bonne foi que leur divulgation est nécessaire au respect des obligations légales en vertu de la loi applicable ou pour répondre à un processus juridique valide, tel qu’un mandat de perquisition, une ordonnance du tribunal ou une citation à comparaître.
Nous partageons également vos données personnelles lorsque nous estimons de bonne foi que leur divulgation est nécessaire à notre propre intérêt légitime ou à celui d’un tiers concernant la sécurité nationale, l’application de la loi, les litiges, les enquêtes criminelles, la protection de la sécurité d’une personne ou pour empêcher la mort ou tout préjudice corporel imminent, si nous jugeons que cet intérêt prime sur vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux requérant la protection de vos données personnelles.
d. Communication aux autorités sur la base des obligations légales
Pour le ciblage publicitaire, vos données utilisateurs peuvent être transmises à des partenaires par l’intermédiaire des cookies afin de vous envoyer des publicités personnalisées sur des sites tiers (Google, LinkedIn,…).
12. Quelle est la base légale et pour quelles durées vos données sont collectées ?
Lorsque vous utilisez ou interagissez avec notre site internet, nous utilisons différentes technologies pour traiter vos données personnelles pour diverses finalités. La base légale d’un traitement est ce qui autorise légalement sa mise en œuvre, ce qui donne le droit à un organisme de traiter des données à caractère personnel. Les bases légales de traitement applicables sur nos sites sont les suivantes : l’exécution du contrat, le respect des obligations légales, intérêt légitime et le consentement.
Nous avons indiqué dans le tableau ci-dessous les raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles ainsi que les normes juridiques associées pour les traiter légalement :
Traitement | Finalité du traitement | Méthode de collecte | Données collectées | Conservation des données | Base légale | Durée de conservation | Destinataires |
---|---|---|---|---|---|---|---|
Gestion des comptes clients | Opérations relatives à la gestion des comptes clients | Création du compte client | Civilité / Nom / Prénom / Adresse électronique / Préférences de communication | Enregistrement dans les bases de données de l’ERP | Exécution du contrat / respect des obligations légales / intérêts légitimes | Durée de vie du compte client | Le service administratif, commercial et marketing |
Gestion des devis | Opérations relatives à la gestion et création de devis | Création du compte client | Nom de l’entreprise /Nom / Prénom / Numéro de téléphone / Adresse électronique / Adresse de livraison / Adresse de facturation / | Enregistrement dans les bases de données de l’ERP | Intérêts légitimes | Durée de vie du compte client | Le service administratif, commercial et marketing |
Gestion des contrats | Opérations relatives à la gestion des contrats | Création du compte client | Nom de l’entreprise /Nom / Prénom / Numéro de téléphone / Adresse électronique / Adresse de livraison / Adresse de facturation | Enregistrement dans les bases de données de l’ERP et archivage papier | Exécution du contrat / respect des obligations légales / intérêts légitimes | Durée de la relation contractuelle et 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Le service administratif, commercial et marketing |
Gestion et préparation des commandes | Opérations relatives aux traitements des commandes | Création du compte client | Nom / Prénom / Numéro de téléphone / Adresse électronique / Adresse de livraison / Adresse de facturation / | Enregistrement dans les bases de données de l’ERP et archivage papier des bons de commandes | Exécution du contrat / respect des obligations légales / intérêts légitimes | Durée de la relation contractuelle et 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Le service administratif, commercial et production |
Gestiondes paiements et de la facturation | Opérations relatives aux commandes et l’édition des factures | Création du compte client | Les détails de paiements et de la transaction | Enregistrement dans les bases de données de l’ERP et archivage papier des factures | Exécution du contrat / respect des obligations légales / intérêts légitimes | Durée de la relation contractuelle et 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Le service administratif/ Prestataires de paiement sécurisé |
Gestion des livraisons | Livraisons de vos commandes | Création du compte client | Nom / Prénom / Numéro de téléphone / Adresse électronique / Adresse de livraison | Enregistrement dans les bases de données de l’ERP et archivage papier des bons de livraisons | Exécution du contrat / respect des obligations légales / intérêts légitimes | Durée de la relation contractuelle et 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Le service administratif et production/ Prestataires de livraisons |
Gestion des comptes clients | Opérations relatives à la gestion des comptes clients | Création du compte client | Civilité / Nom / Prénom / Adresse électronique / Préférences de communication | Enregistrement dans les bases de données de l’ERP | Exécution du contrat | Durée de vie du compte client | Le service administratif, commercial et marketing |
Gestion du service après-vente | Communiquer avec les clients sur les commandes, les livraisons | Création du compte client | Civilité / Nom / Prénom / Adresse électronique | Enregistrement dans une base de données CRM et outil de messagerie | Exécution du contrat | Durée de la relation contractuelle | Le service administratif, commercial et QSE. |
Gestion des réclamations | Opérations relatives aux réclamations clients et le service après-vente | Formulaire de contact et courriel direct à contact@cop-chimie.com / Appel téléphonique | Objet du message Nom / Numéro de téléphone / Adresse électronique / Texte du message | Enregistrement dans les bases de données de l’ERP | Exécution du contrat / intérêts légitimes | Durée de la relation contractuelle | Le service administratif, commercial et QSE. |
Gestion de la satisfaction client | Recueille les besoins de nos clients pour améliorer notre qualité de service | Courriel / Entretien téléphonique | Nom client /Langue / Numéro de téléphone / Réponses aux questions / Commentaires | Enregistrement dans les bases de données | Consentement | Durée nécessaire pour la Réalisation de l’objectif de l’enquête ou jusqu’à l’exercice du droit d’opposition ou le retrait du consentement | Le service administratif, marketing et commercial |
Gestion et analyse des performances du site internet | Opérations relatives à la réalisation de statistique de notre site | Panneau de gestion des cookies Axeptio (Autoriser les cookies) | Données comportementales anonymes | Enregistrement dans les bases de données détenues par la société Google LLC | Consentement | 13 mois à compter de l’acception des cookies | Prestataire d’analyse de données (Google LLC) |
Gestion commerciale des clients | Collecter et conserver les adresses de contact des clients pour envoyer des emails | Création du compte client / Formulaire de contact | Civilité / Nom / Prénom | Enregistrement dans les bases de données et de notre CRM | Intérêt légitime | Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contact | Le service marketing / Le service après-vente |
Gestion commerciale des prospects | Opérations relatives à la prospection | Formulaire de contact et courriel direct à contact@cop-chimie.com / Appel téléphonique | Données récoltées dans les champs des formulaires / Préférences de communication | Enregistrement dans les bases de données | Consentement | Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contact | Le service marketing / Le service après-vente |
Gestion et suivi des opportunités | Opérations relatives à la gestion de la relation commerciale et des opportunités | Formulaire de contact et courriel direct à contact@cop-chimie.com / Appel téléphonique | Objet du message / Nom / Prénom / Numéro de téléphone / Adresse électronique / Texte du message / | Enregistrement dans les bases de données | Consentement | Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contact | Le service marketing / Le service après-vente |
Si vous souhaitez de plus amples informations concernant les critères de mise en place des traitements et leurs finalités, consultez la chapitre 19 « Nous contacter » pour obtenir nos coordonnées.
Vos données peuvent être partagées à des tiers dans le cadre du fonctionnement de notre activité. Vous trouverez ci-joint la liste de nos différents prestataires :
Finalité du traitement | Prestataire | Informations prestataires | Localisation prestataire | Charte RGPD prestataire |
---|---|---|---|---|
Analyse du trafic du site et remarketing | Google Analytics | https://analytics.google.com/analytics | Etats unis | https://privacy.google.com/intl/fr_fr/businesses/compliance/#!?modal_active=none |
Courriels communication | Mailchimp | https://e-mailchimp.com/ | Etats unis | https://kb.e-mailchimp.com/fr/accounts/management/about-the-general-data-protection-regulation |
Courriels marketing | Mailchimp | https://e-mailchimp.com/ | Etats unis | https://kb.e-mailchimp.com/fr/accounts/management/about-the-general-data-protection-regulation |
Le caractère obligatoire ou facultatif des données vous est signalé lors de la collecte par un astérisque. Sachez que certaines données sont collectées automatiquement du fait de vos actions sur nos sites internet. Le transfert vers les USA est couvert par Privacy Shield (Bouclier de Protection des Données).
En savoir plus sur https://www.cnil.fr/fr/le-privacy-shield
13. Comment vos données personnelles sont sécurisées ?
La société s’engage à protéger vos données personnelles fournies sur le site internet, ainsi qu’à garantir leur confidentialité et leur intégrité, grâce à des mesures techniques et organisationnelles. Les équipes ont été sensibilisés au RGPD et à la prise en compte de la protection de vos données personnelles. La société a également nommé un Délégué à la protection des données dont la mission est d’informer, conseiller, contrôler, coopérer avec l’autorité de contrôle (la CNIL). Nos traitements sont sécurisés par la mise en place de mesures de protection des logiciels, de sauvegarde des données, de chiffrements des données et du contrôle d’accès des utilisateurs.
14. Comment vos données personnelles sont conservées et supprimées ?
Vos données personnelles sont conservées uniquement le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif qui était poursuivi lors de leur collecte. Nous conserverons vos données à caractère personnel jusqu’à cinq ans au plus à compter du moment où vous ne serez plus client(e) chez nous/notre relation contractuelle aura pris fin. Ces délais s’appliquent sous réserve de dispositions légales particulières prévoyant une durée plus courte ou plus longue.
Les données à caractère personnel que nous traitons pour réagir à une demande/des remarques introduites par le biais d’un formulaire à compléter sur notre Site Internet ou après réception d’un courriel seront conservées un an au plus après l’envoi du message. Les données relatives aux cookies décrites dans le chapitre 10 sont conservées au maximum pendant une durée de 13 mois.
La suppression de vos données personnelles peut être réalisée en nous communiquant votre demande :
• Par courriel à contact@cop-chimie.com
15. Que se passe-t-il en cas de violation de vos données personnelles ?
Quels que soient les efforts fournis, aucune méthode de transmission sur Internet et aucune méthode de stockage électronique n’est complètement sûre. La société ne peut en conséquence pas garantir une sécurité absolue.
Si nous prenions connaissance d’une brèche de la sécurité, nous avertirions les utilisateurs concernés afin qu’ils puissent prendre les mesures appropriées. Nous nous engageons à informer pleinement nos utilisateurs de toutes les questions relevant de la sécurité de leur compte et à leur fournir toutes les informations nécessaires pour les aider à respecter leurs propres obligations réglementaires en matière de reportant.
Dans le cadre de l’article 33 du règlement général sur la protection des données (RGPD), la société s’engage à notifier à la CNIL tout incident concernant une violation de données à caractère personnel dans les 72 heures après en avoir pris connaissance.
16. Comment exprimer mes préférences concernant l’usage de mes données ?
La société veille à ce que l’utilisateur puisse mieux contrôler ses données et leur usage sur son site internet. Elle vous donne donc la possibilité d’exprimer vos choix par l’intermédiaire de différents outils. Votre consentement peut être retirer à tout moment :
- lors de la création de votre compte en nous communiquant vos préférences,
- En pied de page de chaque courriel en cliquant sur le lien de désinscription ou en nous communiquant vos préférences,
Pour les autres demandes par courriel ou courrier, nous vous remercions d’indiquer votre nom, prénom, courriel, adresse ainsi que le motif de votre demande :
- Pour l’arrêt des envois de courriels :
- « Se désabonner »
Vous pouvez gérer vos cookies en vous rendant dans le gestionnaire des cookies situé sur la page d’information cookies.
17. Quels sont mes droits au regard de l’utilisation de mes données personnelles ?
Le nouveau règlement de l’Union Européenne, appelé le Règlement Général sur la Protection des Données ou « RGPD », accorde aux personnes certains droits relatifs à leurs données personnelles. En conséquence, nous avons mis en œuvre des contrôles d’accès et des mesures de transparence supplémentaires dans nos paramètres de confidentialité, afin d’aider les utilisateurs à bénéficier de ces droits. Sauf limitations posées par la législation applicable, les droits suivants sont accordés tels que disponibles aux personnes.
Droit d’accès : le droit d’être informé et de demander l’accès aux données personnelles que nous traitons ;
Droit de rectification : le droit de nous demander de modifier ou de mettre à jour vos données personnelles lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes ;
Droit d’effacement : le droit de nous demander de supprimer définitivement vos données personnelles ;
Droit de restriction : le droit de nous demander d’arrêter temporairement ou définitivement le traitement de tout ou partie de vos données personnelles ;
Droit de refus :
- le droit de refuser à tout moment le traitement de vos données personnelles pour des raisons personnelles ;
- le droit de refuser le traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct ;
Droit à la portabilité des données : le droit de demander une copie de vos données personnelles au format électronique et le droit de transmettre ces données personnelles pour une utilisation par un service tiers ;
Droit de ne pas être soumis à la prise de décision automatisée : le droit de ne pas être soumis à une décision basée uniquement sur la prise de décision automatisée, y compris le profilage, dans le cas où la décision aurait un effet juridique sur vous ou produirait un effet significatif similaire. Notre service client est à votre disposition pour toutes sollicitations ;
Droit de définir des directives relatives au sort de nos données après son décès : sans directive de votre part, après un délai d’inactivité de 6 mois, supprime vos données. Néanmoins, vos héritiers peuvent après votre décès exercer les droits sur vos données.
18. Comment exercer vos droits ?
En tant qu’utilisateur de notre site internet, vous disposez certains droits en ce qui concerne vos informations personnelles, notamment le droit d’accéder, de rectifier, de limiter le traitement et de supprimer vos données. Afin que vous puissiez exercer vos droits, nous avons mis en place différents outils sur notre site internet :
- En tant qu’Utilisateur de notre site, vous pouvez modifier les informations collectées à partir de notre gestionnaire de cookies à tout moment,
- Pour toute autre demande concernant vos données personnelles, nous vous invitons à nous contacter à notre adresse de contact disponible au chapitre 19.
Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL : vous pouvez introduire une réclamation si vous considérez que le traitement de données à caractère personnel vous concernant constitue une violation à la règlementation.
Comment exercer ce droit ?
Si vous souhaitez avoir des informations supplémentaires sur vos droits, et plus particulièrement sur ce dernier droit, dirigez-vous sur le site internet de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (https://www.cnil.fr/professionnel).
19. Comment nous contacter ?
Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou pour toute demande relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter en :
- Adressant un courriel à notre Délégué à la Protection des Données à l’adresse : contact@cop-chimie.com
- Ou en nous adressant un courrier à l’adresse suivante : 230b Route des Bouveries, 26190 Saint-Nazaire en Royans
Lors de votre réclamation, une copie d’un justificatif d’identité (carte nationale d’identité ou passeport) vous sera demandé et devra être jointe à votre demande. Nous nous efforcerons de vous fournir une réponse dans un délai maximum d’un mois. En cas de réclamation concernant vos données personnelles, vous pouvez saisir la CNIL.
20. Modification de la politique de confidentialité et de protection des données
Cette présente Politique de confidentialité est amenée à être modifiée ou aménagée à tout moment. Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique de confidentialité à tout moment. Les modifications seront publiées sur notre site web et la date d’entrée en vigueur sera mise à jour en conséquence. Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à notre Politique de confidentialité.